Access Básico - Fazap Varejo / Cartões

Curso Básico e completo sobre o Access.
Índice 1. Tabelas: 1.1. Criando Tabelas 1.2. Diferença entre os Tipos de Campos 1.3. Alterando a Estrutura de uma Tabela 1.4. O que é uma Chave Primária 1.5. Incluindo, Excluindo e Alterando dados de uma Tabela 1.6. Ordenando Tabelas 1.7. Localizando Dados em uma Tabela 1.8. Filtrando Dados de uma Tabela 1.9. Importando Dados 1.9.1. Importando Arquivos Textos 1.9.2. O que é uma Especificação? 1.9.3. Importando Arquivos xls 1.9.4. Importando dados de um outro Banco de Dados 1.10. Vinculando Dados 1.11. Exportando dados de Uma Tabela 2. Consultas: 2.1. Criando uma Consulta 2.2. Definindo Critérios para uma Consulta 2.3. Ordenando Dados 2.4. Solicitando Critérios ao Usuário 2.5. Agregando Dados de uma Consulta 2.6. Operações com Campos de uma Tabela 2.6.1. Operações com Números 2.6.2. Operações com Palavras 2.6.3. Operações com Datas 2.7. Convertendo Dados 2.8. Criando uma Associação 2.9. O que é uma SQL? 2.10. Os Diferentes Tipos de Consulta 2.10.1. Consulta Seleção 2.10.2. Consulta Criar Tabela 2.10.3. Consulta Acréscimo 2.10.4. Consulta Exclusão 2.10.5. Consulta Atualização 2.10.6. Consulta Referência Cruzada 2.11. Exportando dados de uma Consulta 3. Macros: 3.1. Criando uma Macro 1. TABELAS 1.1 Criando Tabelas Acesse a Guia Tabelas do banco de dados. Logo após, aperte no botão Novo. Aparecerá para você uma caixa como essa: Fig. 1.1 Você poderá escolher qualquer um dos 5 tipos de criação, abaixo seguem as principais características de cada modelo: Modo folha de dados - Nesse tipo de criação, assim que você clicar em OK, o Access abrirá uma tabela de 30 linhas e 20 colunas para você preencher direto. Posteriormente você poderá fazer alterações nos campos. Essas alterações serão descritas mais a frente. Modo estrutura - Nesse tipo de criação, assim que você clicar em OK, o Access abrirá uma tela em que você colocará os campos que farão parte de sua tabela e que tipo de campo são: textos, números, datas, etc... O Modo estrutura é o mais aconselhado para a criação de Tabelas, seus passos serão descritos posteriormente. Assistente de tabela - Nesse tipo de criação, assim que você clicar em OK, o Access abrirá uma série de telas que irão auxiliá-lo na criação de uma Tabela passo a passo. O Assistente de tabela é aconselhado para aqueles que não se sentem seguros para criar a tabela pelo Modo Estrutura. Importação de tabela - Nesse tipo de criação, assim que você clicar em OK, o Access irá iniciar a importação de um arquivo para o banco de dados. Mais detalhes sobre este procedimento você irá encontrar no capítulo Importando Dados. Vinculação de tabela - Nesse tipo de criação, assim que você clicar em OK, o Access irá iniciar a vinculação de um arquivo para o banco de dados. Mais detalhes sobre este procedimento você irá encontrar no capítulo Vinculando Dados. 1.2. Diferença entre os Tipos de Dados Logo após você criar a tabela, você deverá preencher os campos que farão parte dela, como é mostrado na tela abaixo. Este exemplo é válido para as tabelas criadas no Modo estrutura. Fig. 1.2 Agora descreveremos para você os principais tipos de dados que um campo poderá conter: Texto: Quando você associa um campo como texto, significa que você poderá colocar palavras nesse campo da tabela, no máximo (255 caracteres). Quando você seleciona esse tipo de campo, o Access não conseguirá realizar operações matemáticas em uma consulta. Número: Esse tipo de dado permite que você armazene números, como quantidades e valores. Esse tipo de dado permite que você realize operações matemáticas em uma consulta. Data/Hora: Nesse tipo, você poderá armazenar datas ou horas nos formatos DD/MM/AAAA e HH:MM:SS Sim/Não: Esse tipo de dado funciona como uma espécie de controle. Ele é bem útil, por exemplo, para marcar dados que já foram analisados. Os outros tipos de dados são de menor importância, e não serão abordados neste curso. Os 4 tipos de dados mostrados acima possuem propriedades particulares que serão mostradas em sala. Por enquanto nós terminaremos a criação da tabela com a propriedade padrão de cada tipo de dado. Após concluir a criação da Tabela, clique no ícone ''Disquete'' para salvar sua Tabela, escolha um nome para a Tabela e clique em OK. O Access perguntará se você quer criar uma Chave Primária, por enquanto responda não, falaremos de Chave Primária mais a frente. Feche a tabela criada. Para abrir a tabela que você criou basta dar dois cliques sobre o ícone da respectiva Tabela. 1.3. Alterando a estrutura de uma Tabela Depois de você ter criado com sucesso uma nova tabela, vamos supor que você esqueceu de incluir algum campo, ou que colocou o tipo de dado de um campo erroneamente. Nesses casos, você terá que alterar a estrutura de sua Tabela. Para alterar a Estrutura, você deverá selecionar a tabela que será alterada e clicar no botão Estrutura. Veja o Exemplo abaixo: Fig. 1.3 Em seguida irá abrir para você a tela de alteração da estrutura, como mostra a figura 1.2. Você inclui/ exclui/ altera os campos desejados e depois salva as alterações clicando em ''Disquete''. 1.4. O que é uma chave primária? Uma Chave Primária é um campo ou mais campos de uma tabela que são únicos. Por exemplo: O CPF é uma chave primária, já que apenas uma pessoa no Brasil pode ter um certo número de CPF. Um exemplo em que vários campos formam uma única chave: Um bairro, sozinho não pode compor um chave primária, já que diversas cidades podem ter bairros com o mesmo nome. Agora, se colocarmos a chave primária em bairro e cidade, nunca teremos uma repetição, já que nenhuma cidade pode ter bairros com o mesmo nome. Para cadastrar uma chave primária, você precisará alterar a estrutura da tabela, como mostrado anteriormente. Na tela de alterações você irá selecionar os campos que formarão a Chave Primária e clicar no botão ''Chave'' como no exemplo a seguir: Fig. 1.4.a Em seguida salve e feche sua Tabela. NOTA: Se a Chave Primária que você selecionou estiver duplicada, o Access não aceitará, exibindo uma mensagem de erro como esta: Fig. 1.4.b 1.5. Incluindo, Alterando e Excluindo Dados de uma Tabela Agora que você aprendeu a criar uma tabela e preencher os tipos de campos que a mesma terá, vamos aprender a incluir os dados em uma tabela. Abra a tabela que você acabou de criar. Para inserir um novo registro basta você clicar no botão destacado na figura a seguir. Fig. 1.5 A seguir é só digitar os dados. Lembre-se, um campo que você designou como número não aceitará uma letra, bem como datas não aceitaram letras. Caso a sua tabela não possua nenhum dado, basta você impostar os dados na primeira linha da mesma. Agora digamos que você deseja Alterar um dado contido na tabela. Para isso, basta você ir no campo que deseja alterar e modificar os dados. Assim que você fizer a alteração o Access salvará automaticamente as alterações. Para excluir um registro de uma tabela, basta você selecionar o registro que será deletado e clicar no botão ''Excluir'' localizado na barra de ferramentas. 1.6. Ordenando Tabelas As vezes, para melhorar a visualização dos dados de uma tabela você precisa ordenar certos campos, seja em ordem crescente, seja em ordem decrescente. Para colocar os dados em ordem crescente, selecione o campo ou campos que serão ordenados e clique no botão referente a seta crescente. Para colocar os dados em ordem decrescente, selecione o campo desejado e clique no botão referente a seta decrescente. Os botões acima você poderá encontrar na barra de ferramentas. 1.7. Localizando dados em uma tabela Para você localizar um dado qualquer em uma tabela, clique no campo em que você deseja localizar o dado e clique no botão ou vá no menu principal, na Opção Editar, em seguida Localizar. Em seguida o Access abrirá a seguinte tela para você: Fig. 1.7 No campo Localizar você irá escrever o dado que você queira encontrar. Por exemplo, se você estiver pesquisando no campo cartão, você colocará no campo Localizar o número do Cartão. No campo Pesquisar você escolhe se vai pesquisar todos os registros, ou se irá pesquisar apenas os registros anteriores ou posteriores a um determinado registro. No campo Coincidir você dirá se quer que a pesquisa coincida o campo inteiro ou a primeira parte do campo ou qualquer parte do campo. Por exemplo: Você coloca no campo Localizar o dado 498406. Se você pedir para ele coincidir o campo inteiro, o Access irá procurar apenas os números 498406. Se você pedir para coincidir a primeira parte, o Access irá buscar todas os dados que comecem por 498406 (49840685, 49840652). Se você colocar para coincidir qualquer parte do campo, ele irá procurar qualquer campo que tenha 498406 (99498406, 49840600). No campo Coincidir Maiúsculas e minúsculas, você dirá se quer que o Access procure a palavra do jeito exato que ela foi Digitada. Por exemplo, marcando esse campo, você estará dizendo que a palavra CARTÃO é diferente da palavra cartão, que será diferente da palavra Cartão. 1.8. Filtrando os dados de uma Tabela Agora que você já sabe localizar os dados em uma tabela, vamos aprender a filtrar os dados de uma tabela. Mas o que quer dizer filtrar uma tabela? Filtrar uma tabela significa que você irá mostrar apenas um certo dado de uma tabela. Por exemplo, você tem uma tabela com os dados de Fraudes no Cartões de Crédito do ano de 2005, mas que você só queira visualizar os dados do dia 05/06/2005. Para isso nós filtraremos a tabela no campo data, para o valor 05/06/2005. Para filtrar um certo dado de uma tabela, você deverá selecionar o dado que deseja destacar e clicar no botão. Como mostrado no exemplo abaixo: Fig. 1.8 No exemplo acima, após a filtragem, o Access só irá exibir a tabela com os dados do dia 1/1/2005. Caso você queria fazer uma segunda filtragem em cima desses resultados, basta você seguir os procedimentos expostos acima. Para remover os filtros, basta você clicar no botão . Nota: Ao clicar neste botão o Access removerá todos os filtros! 1.9. Importando Dados Neste capítulo iremos abordar o assunto mais importante relacionado as tabelas. Geralmente, quando recebemos os dados para trabalhar no Access, geralmente recebemos como arquivos texto (BBM, vindos da DITEC) ou arquivos xls (Excel) ou até pegamos os dados de outros bancos de dados do Access. Para não termos que redigitar os dados contidos em outros arquivos, o Access nos disponibiliza uma ferramenta de importação de dados. Abaixo você encontrará as instruções para poder importar arquivos Textos, arquivos xls e tabelas de outros Banco de dados do Access. 1.9.1. Importando arquivos texto. Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura abaixo: Fig. 1.9.1.a Em seguida o Access irá abrir uma tela de busca do Windows que irá perguntar onde está o arquivo que você deseja importar. Procure pelo arquivo texto que você deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de uma arquivo texto!. Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no botão Importar. Fig. 1.9.1.b Em seguida, irá aparecer para você uma tela perguntando se o tipo de importação é Delimitado ou Largura Fixa. Agora vamos explicar a diferença entre esse dois tipos de importação. A Importação Delimitada  é aquela em que o arquivo é separado por algum tipo de caracter ou tabulação. Esse tipo de arquivo é comum quando pegamos os resultados do Aplicativo MicroQuery. Segue abaixo um exemplo de como é um arquivo texto cuja melhor forma de importação é a delimitada. 666;6969; 7261109500740877; VENC;03.06.2006;5.05; No exemplo acima, temos uma linha de um arquivo texto que possui 6 campos que serão usados no banco de dados, sendo que esses campos são separados pelo caracter '';''. Na Importação Delimitada qualquer caracter pode ser usado como delimitador. A Importação Largura Fixa, o arquivo possui um layout específico, ou seja, ao abrir o arquivo você saberá em que posição se encontra cada dado que será importado. Esse tipo de arquivo é comum nos BBMs enviados pela DITEC. Veja o exemplo abaixo. VIS 01.01.2002 01.01.2002 1,2345 1,3456 1,2987 MAS 01.01.2002 01.01.2002 1,2345 2,3456 1,2987 No exemplo acima, podemos ver que dados iguais estão sempre nas mesmas posições, na horizontal. Como você pode ver, as primeiras 3 letras de toda linha nos diz a bandeira do cartão e as 6 últimas letras nos diz a cotão do dolar em um determinado dia. Agora que você sabe a diferença entre os dois tipos de importação, selecione o que melhor se adapta a sua necessidade e clique no botão Avançar. Na tela seguinte, caso você tenha marcado Importação Delimitada você deverá dizer qual é o delimitador do seu arquivo. No exemplo dado anteriormente, o delimitador era ?;?. Ali você também encontrará uma opção Primeira linha contém nome dos campos, você marcará essa opção caso a primeira linha de seu arquivo texto seja o título dos campos. Fig. 1.9.1.c Caso você tenha selecionado a Importação Largura Fixa irá aparecer uma tela para você delimitar os campos. O Access irá presumir uma delimitação, caso esteja errado, você deverá corrigir manualmente. Para delimitar os espaços, siga as instruções que aparecem na janela. Fig. 1.9.1.d Ao concluir esse passo, clique em Avançar. Na tela seguinte você dirá se os dados importados serão adicionados em uma nova tabela, ou em uma tabela existente. Caso você escolha a adição em uma nova tabela, você irá clicar em avançar e em seguida deverá acertar a especificação da tabela. Trataremos da especificação no próximo capítulo. Agora se você optou por criar uma nova tabela, continue seguindo os passos abaixo, clicando em Avançar. Em seguida, caso você optou por criar uma nova tabela, o Access irá pedir para você colocar os nomes dos campos e que tipo de dados eles são (números, textos, data). Caso no arquivo haja um campo que você não deseja importar, clique no campo em seguida na opção Não Importar campo (Ignorar). Em seguida clique em Avançar. Na tela seguinte você irá selecionar as chaves primárias em sua nova tabela, se necessário. É desaconselhável a criação de uma chave primária por aí, caso você queira criar uma tabela com chaves primárias, primeiro crie a tabela e depois importe os dados. Depois clique em Avançar. Na última tela você escolherá o nome que a nova tabela terá. Aqui também você fará os ajustes nas especificações, assunto que trataremos no próximo capítulo. Após encerrar esses procedimentos, clique em Concluir. O Access fará a importação automaticamente. Caso haja algum problema na importação, o Access irá emitir um aviso, como mostrado abaixo e criará uma tabela com os dados que tiveram problemas de importação, essa tabela terá a nomenclatura Arq_ErrosImportação. Onde Arq é o nome do arquivo que você tentou importar. Fig. 1.9.1.e Nota: Caso o Access não consiga importar nenhum dos dados ele irá enviar uma mensagem e voltará para o Assistente de Importação! 1.9.2. O que é uma Especificação? Algumas vezes os arquivos que nós importamos não vem nos padrões brasileiros, por exemplo, nos Estados Unidos, a data não vem no formato DD/MM/AAAA, e sim no formato MM/DD/AAAA, ou então ao invés do caracter ''/'' usado por nós para separar data, o arquivo usa ''.''. Para consertar esses problemas na importação dos arquivos temos as especificações. Para acertar as especificações, na última tela do assistente de importação clique no botão Avançado... O Access irá abrir a tela abaixo para você: Fig. 1.9.2 Agora vamos detalhar o que significa os principais itens: • Formato da data: você dirá se a data vem no formato DMA, MDA, AMD, etc • Delimitador de data: é o caracter que separa a informação de dia, mês e ano • Delimitador de hora: é o caracter que separa a informação de Hr, min e Seg • Símbolo decimal: Você dirá o símbolo que separa a parte decimal de um número. Exemplo 543,34, o símbolo é a virgula, já em 543.34 o símbolo é o ponto. Ao término das alterações, clique em OK. Caso você use essa especificação freqüentemente, salve a especificação, posteriormente você poderá recuperar essa especificação clicando no botão Especificações. 1.9.3. Importando um Arquivo Xls. Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura 1.9.1.a Em seguida o Access irá abrir uma tela de busca do Windows que irá perguntar onde está o arquivo que você deseja importar. Procure pelo arquivo Excel que você deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de uma arquivo Excel! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no botão Importar. Na tela seguinte (mostrada a seguir), você escolherá qual planilha que deseja importar. Escolha a planilha e clique em Avançar. Fig. 1.9.3 Na tela seguinte você irá dizer se a primeira linha da Planilha possui ou não o título das colunas. Marque a opção em caso afirmativo. Clique em Avançar. A seguir você dirá se os dados importados serão adicionados em uma nova tabela, ou em uma tabela existente. Caso você escolha a adição em uma nova tabela, você irá clicar em Avançar, indo para a última tela da importação. Agora se você optou por criar uma nova tabela, continue seguindo os passos abaixo, clicando em Avançar. Em seguida, caso você optou por criar uma nova tabela, o Access irá pedir para você colocar os nomes dos campos, os tipos de dados são detectados automaticamente pelo Access!. Caso no arquivo haja um campo que você não deseja importar, clique no campo em seguida na opção Não Importar campo (Ignorar). Em seguida clique em Avançar. Na tela seguinte você irá selecionar as chaves primárias em sua nova tabela, se necessário. É desaconselhavel a criação de uma chave primária por aí, caso você queira criar uma tabela com chaves, primeiro crie a tabela e depois importe os dados. Depois clique em Avançar. Na última tela você escolherá o nome que a nova tabela terá. Nota: Caso o Access não consiga importar nenhum dos dados ele irá enviar uma mensagem e voltará para o Assistente de Importação! 1.9.4. Importando Dados de um outro Banco de Dados Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura 1.9.1.a Em seguida o Access irá abrir uma tela de busca do Windows que irá perguntar onde está o arquivo que você deseja importar. Procure pelo banco de dados que contém a tabela que você deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de um Banco de Dados! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no botão Importar. Na tela seguinte (mostrada a seguir), você escolherá qual tabela(s) você deseja importar. Escolha a Tabela(s) e clique em OK. O Access irá importar as tabelas automaticamente. Fig. 1.9.4 Nota: Por esse mesmo procedimento você poderá importar qualquer objeto do Access, seja Tabela, Consulta, Formulários, Relatórios, Macros ou Módulos. 1.10. Vinculando Dados Neste capítulo, você aprenderá a fazer uma vinculação de tabelas. Mas qual é a diferença entre Vincular uma tabela e Importar Uma Tabela? Quando você importa uma tabela, você pega todos os dados de um determinado local e transfere para o seu banco de dados, quando você vincula uma tabela é como se você estivesse criando um atalho para essa tabela no seu Banco de Dados. Exemplo: Suponhamos que você possui um Banco de dados central que possui uma tabela com as informações dos cartões Business, se você vincular essa tabela no seu banco de dados, você conseguirá trabalhar a tabela normalmente e com uma vantagem: se o banco de dados central for atualizado, automaticamente a sua tabela será atualizado na mesma hora. Assim, você não precisará ficar importando sempre uma mesma tabela! O procedimento de vinculação de tabelas é igual ao procedimento de importação descrito anteriormente, com dois detalhes: 1. Você só poderá vincular tabelas do Access e Planilhas do Excel; 2. O caminho para a vinculação de dados é: Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Vincular tabelas, como mostrado na figura abaixo: Fig. 1.10 1.11. Exportando Dados de uma Tabela Neste capítulo você irá aprender a exportar os dados de uma tabela. A operação de exportação é bem simples, basta você selecionar a tabela, ir no menu principal, opção Ferramentas, Vínculos do Office. Através dessa opção você conseguirá exportar seus dados para o MS Word e no MS Excel, como mostra a figura 1.11 Nota: Caso Você queira, você pode abrir uma tabela, ordenar e/ou filtrar os dados antes de fazer a exportação. Fig. 1.11 2. Consultas 2.1. Criando uma Consulta Com a Janela de Banco de Dados ativa, siga os passos abaixo para criar uma consulta: • Clique sobre o objeto Consulta. • Clique sobre o botão Novo. O Access exibirá a caixa de texto Nova Consulta, com as seguintes opções: • Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar assistente. • Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta de seleção a partir de campos que você escolheu. • Assistente de Consulta de Tabela de Referência Cruzada: exibe os dados no formato de uma planilha eletrônica. • Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza registros com valores de campos duplicados na tabela. • Assistente de Consulta Localizar não Coincidentes: encontra os registros em uma tabela que não possuem registros relacionados em outra. Fig. 2.1.a Para fins didáticos, neste curso abordaremos as consultas criadas no Modo Estrutura. Ao escolher o modo estrutura será apresentada a tela Mostrar Tabela onde você deve selecionar uma tabela ou consulta para compor sua nova consulta. Para selecionar o objeto: • Clique sobre a consulta ou tabela desejada; • Clique sobre o botão Adicionar; • Para fechar a janela; • Clique sobre o botão Fechar. Fig. 2.1.b Se a janela Mostrar Tabela não for apresentada ou se você precisar apenas inserir uma nova tabela/ consulta em uma consulta já existente, na barra de ferramentas, clique sobre o ícone na barra de ferramentas. Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas desejadas para sua consulta você poderá especificar os campos desejados e condições para executar a consulta. Na grade de consulta, você deverá preencher as linhas da seguinte forma: • Campos: Preencher o nome dos campos que desejar para a Consulta. • Tabela: Tabela que o campo faz parte. • Classificação: Para classificar um campo você deverá escolher se o campo será apresentado na ordem crescente ou decrescente. • Mostrar: Assinalar somente o campo que será apresentado na Consulta. • Critério: Conjunto de informações que definirão as características da sua Consulta. Ou: Faz parte do critério. Fig. 2.1.c Agora vamos aprender a incluir campos em uma Consulta. Para incluir um campo em sua Consulta, selecione o campo a ser adicionado na Consulta e arraste- o até a linha Campo. Para incluir TODOS os campos clique no asterisco (*) existente no topo de cada lista de campos e depois arraste- o para a linha de campo. Nesta linha será apresentado um campo assim tabela.* - o que significa que todos os campos da tabela3 foram selecionados para consulta. Para executar uma consulta clique sobre o ícone ''!'' na barra de ferramentas. O Access possui 3 modos de consulta, na barra de ferramentas • Modo estrutura - Para alterar a consulta. • Modo folha de dados - Para visualizar o resultado da consulta. • Modo SQL - Para consultar o código em SQL (esse modo será abordado em outro capítulo. Para gravar sua consulta clique o ícone ''Disquete'' na barra de ferramentas ou no menu Arquivo, escolha a opção Salvar. 2.2. Definindo Critérios para uma Consulta Critério é a condição utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado da consulta. Como no exemplo a seguir, onde você consulta apenas as transações abaixo de R$ 100,00. Para isso, com o modo estrutura da Consulta ativo, na linha Critério, do campo Valor digite < 100 e execute a consulta. Você pode especificar os critérios de vários outros modos, por exemplo na linha Critério, do campo Cartão, digite: 7* (o resultado desta consulta será os registros com os cartões que começam com 7). Fig. 2.2 2.3. Ordenando Dados Para especificar a ordem de classificação dos registros, na linha de Classificação do campo desejado, especifique Crescente ( 0- 9 e A- Z) ou Decrescente (9- 0 e Z- A). Vide exemplo abaixo: Fig. 2.3 No exemplo anterior, a consulta será ordenada primeiro pela ordem crescente de valor e em seguida pela ordem decrescente de Cartão. O Access assume os primeiros campos da consulta como os mais importantes e por isso assumirá a ordem definida neles primeiro. 2.4. Solicitando Critérios ao Usuário Você também poderá criar uma consulta em que o Access perguntará qual é o dado que você deseja consultar. Essa ferramenta facilita a interação entre o usuário e Banco de Dados é muito utilizada, já que deixa a consulta dinâmica. Para criar uma consulta em que o Access pede o valor do critério para o usuário, na linha Critério, do campo desejado, digite a pergunta entre colchetes, seguindo o exemplo abaixo [Entre com o número do cartão] Ao executar a consulta, o Access exibirá uma caixa de diálogo onde o usuário deverá digitar o número do cartão que deseja pesquisar. Veja o exemplo abaixo: Fig. 2.4 Na caixa de diálogo aberta pelo Access você colocará o dado que está pesquisando e o Access em seguida abrirá a consulta com o dado que você especificou. Ao digitar o dado na caixa de dialogo siga os exemplos dados no capítulo Definindo Critérios para uma Consulta. 2.5. Agregando Dados de uma Consulta Uma consulta no Access pode conter uma média ou algum tipo de operação aritmética de um conjunto de registros, para isso, iremos calcular totais e agregar dados. Primeiramente você deverá estar na estrutura da consulta, na barra de ferramentas, clique no ícone representado por um ''M'' virado para o lado direito. O Access exibirá a linha Total na sua consulta vide imagem a seguir. Fig. 2.5.a Esta linha vem preenchida automaticamente com Agrupar por, você poderá mudar de acordo com o que deseja em sua consulta, para isto clique com o mouse na linha Total, em seguida abra o conjunto de opções clicando na seta para cálculo de totais e escolha outra opção como por exemplo, Contar ou Soma. Vide imagem abaixo: Fig. 2.5.b Os principais tipos de totalização serão demonstrados durante o curso. 2.6. Operações com Campos de uma Tabela Além de colocar os campos de uma tabela ou de outra consulta numa nova consulta, você também pode fazer cálculos com diversos campos. Para isso, nós utilizaremos uma ferramenta do Access chamada Construtor de Expressões. Para acessar o Construtor de expressões, clique com o botão direito do mouse sobre um Campo vazio de sua consulta e depois clique em Construir. Vide imagem abaixo. Fig. 2.6.a O Access abrirá o Construtor de expressões nele você irá editar o cálculo / alteração que deseja fazer. Em seguida mostraremos os principais tipos de operações. Fig. 2.6.b 2.6.1. Operações com números As operações com números são bem simples. São as operações matemáticas cotidianas nossas. Exemplos: • Soma: [Tabela]![Valor] +25 , soma 25 ao campo valor. • Subtração: [Tabela]![Valor] -25 , subtrai 25 ao campo valor. • Multiplicação: [Tabela]![Valor] *2, multiplica por 2 o campo valor. • Divisão: [Tabela]![Valor] /100, divide por 100 o campo valor. • Média: Média ( [Tabela]![Valor] ), calcula o valor médio do campo Valor. • Contar: Contar ( [TFIXO]![Data] ), conta quantos cartões aparecem na tabela. Essa função não faz a contagem distinta de cartões, por exemplo, numa tabela com 50 registros mas em que os cartões se repetem, essa função calculará 50! • Máx: Máx ( [Tabela]![Valor] ), acha o maior valor. • Mín: Mín ( [Tabela]![Valor] ), acha o menor valor. 2.6.2. Operações com Textos As operações com textos são ferramentas de edição, veja abaixo os principais exemplos: • Esquerda: Esquerda ( [Tabela]![Cartao] ; N), mostrará os N primeiros dígitos de um texto. Num cartão, essa função do exemplo nos traria o BIN do cartão se N = 6. • Direita: Direita ( [Tabela]![Cartao] ; N), mostrará os N últimos dígitos de uma texto. • Meio: Meio ( [Tabela]![Cartao] ; I; T), mostrará a seqüência de letras que começa na posição I e de tamanho T. Exemplo: Se a função Meio(?7261159874151235? ;5;2) mostrará ?15?. • Compr: Compr([Tabela]![Cartao]), mostrará quantos caracteres possui o texto, inclusive os espaços. • SuprEspaço: SuprEspaço([Tabela]![Cartao]), essa função elimina os espaços que existem antes do texto. • &: [Tabela]![Cartao] & [Tabela]![Cartao], essa função agrupa dois textos num único texto. As Funções Contar, Máx, Mín também funcionam para textos. 2.6.3. Operações com Datas As operações com datas funcionam como as operações com números. • Soma: [Tabela]![data] +25 , soma 25 dias ao campo data. • Subtração: [Tabela]![Valor] -25 , subtrai 25 dias ao campo data. • Dia: Dia ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia (21/04/1981) irá mostrar 21. • Mês: Mês ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia (21/04/1981) irá mostrar 4. • Ano: Ano ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia (21/04/1981) irá mostrar 1981. As Funções Contar, Máx, Mín também funcionam para textos. O Access permite que você use uma função dentro de uma função, ou construir uma expressão com mais de uma função. 2.7. Convertendo Dados Em algumas ocasiões, os dados que recebemos não estão do jeito ideal para nós trabalharmos. Em algumas ocasiões, por exemplo, a data vem no formato DDMMAAAA, e assim nós não podemos importá-la diretamente para uma tabela como data. Para isso, o Access nos fornece ferramentas para converter textos, números e datas. Abaixo você vai ver as principais funções de conversão, você as encontrará no construtor de expressões demostrado no capítulo anterior. • Seq ([Tabela]![Valor]), essa função converte números em Textos. • CInt ([Tabela]![texto]), essa função converte textos em números inteiros, não fracionários. • CDup ([Tabela]![texto]), essa função converte textos em números reais, fracionários. • CData ([Tabela]![texto]), essa função converte o conteúdo de um campo em uma data. O campo deve estar no formato DD/MM/AAAA. O Access permite que você use uma função dentro de uma conversão, ou construir uma conversão com mais de uma função. 2.8. Criando uma Associação Suponhamos que numa tabela você tenha você tenha todos os dados das autorizações, inclusive com o número do MCC de um estabelecimento onde houve uma compra, e que em outra tabela você tenha o número do MCC e a descrição desse MCC. Nós poderemos criar uma consulta com os dados da autorização e a descrição do MCC. Basta utilizarmos uma associação. Para criarmos uma associação, crie uma consulta, e coloque as tabelas que possuem as informações que você deseja. Clique em um dos campos relacionados de uma tabela, e arraste até o seu equivalente na outra tabela, como mostra a figura a seguir. Fig. 2.8.a O Access possui três tipos de Associações. Clique duas vezes sobre a linha da associação para alterar o seu tipo. Os tipos são auto-explicativos e aparecem na caixa de diálogo abaixo: Fig. 2.8.b 2.9. O que é uma SQL? Structured Query Language, ou Linguagem de Questões Estruturadas ou SQL, é uma linguagem de pesquisa para banco de dados. Ou seja, são instruções que você dá ao banco de dados dizendo as informações que você necessita. Exemplo de SQL: SELECT TABELA.Indice, TABELA.Cartao, TABELA.Autorizacao, TABELA.Data, TABELA.Valor, TABELA.[Entry Mode], TABELA.Estabelecimento, TABELA.MCC FROM TABELA; Nessa instrução você está pedindo para o Access te mostrar os campos Índice, Cartão, Autorização, Data, Valor, Entry Mode, Estabelecimento e MCC de todos os registros da Tabela. Para ver como fica a SQL de uma Consulta no Access, clique no ícone mostrado abaixo, na opção SQL. A SQL é importante para aqueles que pretendem se aprofundar num curso de Access. Fig. 2.9 2.10. Os diferentes Tipos de Consulta 2.10.1 Consulta Seleção A Consulta Seleção é uma consulta normal, que não realiza nenhuma ação, esse tipo de consulta é o que foi descrito até o momento. 2.10.2 Consulta Criar Tabela A Consulta Criar Tabela é uma consulta de ação, pois ao mesmo tempo faz uma consulta em uma ou mais tabela(s) gerando uma nova tabela com o resultado desta consulta. Para construir uma Consulta Criar Tabela, você deverá, primeiramente estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) que deseja consultar e selecionar os campos que desejar para a próxima tabela. Em seguida clique na barra de ferramentas o ícone Tipo de consulta, vide imagem a seguir, escolhendo a opção de Consulta criar tabela. Fig. 2.10.2.a O Access exibirá a tela Criar Tabela, onde você deve informar o seguinte: • Nome da tabela que será criada. • Selecionar o banco de dados que você irá armazenar a nova tabela. • Clicar em OK • Executar a consulta clicando no ícone Fig. 2.10.2.b O Access exibe uma mensagem perguntando se você deseja colar os registros em uma nova tabela. Para efetivar a consulta você deve responder sim. Cada vez que você executar uma consulta criar Tabela, o Access verifica se a tabela a ser criada existe, se existir ela será excluída e criada novamente. Após executar a consulta, salve- a e feche- a. Abra a tabela que você criou e verifique que os dados serão iguais aos da tabela que você fez a consulta. 2.10.3 Consulta Acréscimo A Consulta Acréscimo é uma consulta de ação, pois ao mesmo tempo faz uma consulta em uma ou mais tabela(s) e acrescenta registros em uma outra tabela com o resultado desta consulta. Para a criação de uma Consulta Acréscimo, primeiramente você deve estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) que deseja consultar e selecionar os campos que deseja acrescentar na outra tabela. Em seguida, clique na barra de ferramentas o ícone Tipo de consulta, escolhendo a opção de Consulta Acréscimo vide figura 2.10.2.a. O Access exibirá a tela ''Acrescentar'', semelhante ao da figura 2.10.2.b onde você deve informar o seguinte: • Nome da tabela onde irá acrescentar os dados. • Selecionar o banco de dados que contém esta tabela. • Clicar em OK A linha Acrescentar a será exibida quando você clicar o ícone de Acréscimo. Nesta linha você escolherá quais campos receberão o conteúdo dos dados. Preste atenção na escolha dos campos pois seus tipos devem ser iguais. O Access não consegue converter tipos de dados diferentes, então a consulta não conseguiria acrescentar os dados à tabela. Em seguida execute a consulta clicando no Botão ''!''. Fig. 2.10.3 Toda vez que você executar esta consulta, os dados serão acrescentados à tabela, independente destes dados já existirem ou não na tabela que recebe os dados. Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que recebeu os dados. Veja que ela contém os dados da tabela que você consultou e se você executou a consulta mais de uma vez, os dados estarão repetidos na tabela que recebeu os dados. 2.10.4 Consulta Exclusão A Consulta Exclusão é uma consulta de ação, pois ao mesmo tempo faz uma consulta na tabela e o resultado desta consulta será excluído. Esta consulta excluirá registros inteiros e não somente os campos selecionados. Para a criação de uma consulta exclusão, siga os seguintes você primeiramente deve estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) e selecionar os campos que deseja para a consulta somente será possível excluir registros de uma tabela de cada vez. Em seguida estipule o critério para esta consulta, caso contrário excluirá todos os registros. clique na barra de ferramentas o ícone Tipo de consulta, escolhendo a opção Consulta Exclusão vide figura 2.10.2.a. A linha Excluir será exibida, se você clicar nesta linha, você terá duas opções: • Onde - o campo que você escolhe para a condição de exclusão • De - os campos de onde você irá excluir os dados (raramente utilizado). • Execute a consulta clicando no botão ''!''. Ao executar a consulta veja que o Access exibirá uma mensagem dizendo quantas linhas serão excluídas e pedirá confirmação. Na figura abaixo, a consulta irá excluir apenas os registros com "Data" menor que "13/08/2004". Fig. 2.10.4 Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que você excluiu os dados, veja que ela contém somente os dados com data maior que 13/08/2004. 2.10.5 Consulta Atualização A Consulta Atualização é uma consulta de ação, pois ao mesmo tempo faz uma consulta na tabela e o resultado desta consulta será atualizado, desta forma você pode modificar uma grande quantidade de registros, sem atualizar registro a registro. Para a criação de uma Consulta Atualização, primeiramente você deve estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) e selecionar os campos que deseja para a consulta. Em seguida estipule o critério para esta consulta, clique na barra de ferramentas o ícone Tipo de consulta, escolhendo a opção de Consulta Atualização, vide figura 2.10.2.a. A linha Atualizar para será exibida, onde você deverá preencher nesta linha, na coluna do campo desejado, um conteúdo novo. Execute a consulta clicando no botão ''!''. O Access exibirá uma mensagem dizendo quantas linhas serão atualizadas e pedirá confirmação. A consulta abaixo irá atualizar as datas, nos registros com "data" igual a "13/08/2004", para ''01/01/2006''. Fig. 2.10.5 Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que você alterou os dados, veja que ela contém as datas já alteradas. 2.10.6 Consulta Referência Cruzada Vamos supor que seja necessário obter uma consulta que informe quais foram os Bins e a quantidade de transações realizadas em uma determinada data. Para criar essa situação usaremos uma Consulta tabela de referência cruzada. Crie primeiro uma consulta seleção, adicionando todas as tabelas que serão necessárias, bem como os campos. Em seguida estipule o critério para esta consulta, clique na barra de ferramentas o ícone Tipo de Consulta, escolhendo a opção de Consulta Referência Cruzada, vide figura 2.10.2.a. A linha Referência Cruzada será exibida, onde você deverá preencher se os dados serão Colunas, Linhas ou Valores. Atenção, só poderá haver um campo representando cada tipo de referência cruzada. Execute a consulta clicando no botão ''!''. Fig. 2.10.5 2.11. Exportando Dados de uma Consulta Neste capítulo você irá aprender a exportar os dados de uma consulta. A operação de exportação é bem simples, basta você selecionar a tabela, ir no menu principal, opção Ferramentas, Vínculos do Office. Através dessa opção você conseguirá exportar seus dados para o MS Word e no MS Excel, como mostra a figura 1.11. 3. Macros 3.1. Criando uma Macro Uma macro é um conjunto de ações onde cada uma efetua uma determinada operação, agilizando as tarefas rotineiras e cansativas como imprimir relatórios, abrir consultas ou formulários, etc... Como criar uma macro que abra um formulário? • Estar com a janela de Banco de Dados ativa. • Clique sobre o objeto Macros • Clique sobre o botão Novo Será exibida a tela da estrutura da macro (abaixo): Fig. 3.1 Nesta tela você preenchera da seguinte forma: • Na coluna Ação: selecione a ação da macro, como por exemplo Abrir Consulta, ao escolher a ação será apresentado os Argumentos da ação. • Argumentos: são informações adicionais sobre como executar a ação, que objetos ou dados usar na ação. Veja os argumentos da ação Abrir Consulta: • Nome da consulta: selecione a Consulta a ser aberta. • Exibir: modo de exibição para abrir a Consulta (estrutura, folha de dados, SQL). • Modo de Dados: modo de entrada de dados da Consulta (editar, adicionar, somente leitura) Para testar uma macro, você pode executá- la no modo estrutura, através do menu Executar, opção Executar ou clique no ícone na barra de ferramentas. Bom Trabalho!